직원은 돈 계산, 약사는 복약지도에만 전념했더니

• 잠실 A약국, 체계적 직원 관리·수입-지출관리 세분화 나서

서울 잠실 A약국은 매출 변화를 위해 인테리어 변경, 제품 전진배치 등 다양한 시도를 했다.

A약국이 지금까지 하드웨어를 변경했다면 이제부터 소프트웨어 개선 작업에 착수했다.

A약국은 직원 관리와 수입-지출관리 세분화에 주력했다. 업무 효율화와 수입과 지출관리를 통한 매출 증대를 꾀한 것이다.

먼저 A약국에는 약국장, 근무약사 1인, 직원 2인이 근무하고 있다.

B직원은 처방전 접수와 고객응대를 담당하고 있고, C직원 조제실 관리와 약품 재고관리를 수행하고 있다.

복약지도는 근무약사와 약국장이 번갈아가며 수행하고 있었다. 그러나 수납 업무를 약사들이 직접 수행하는 점이 발견됐다.

약사가 직접 수납하는 경우 복약지도 중에 가격에 대한 문의가 이뤄지거나 잔돈을 거스르는 동안 고객들이 대기하는 문제들이 발생할 가능성이 있다.

결국 B직원에게 수납 업무를 전담하도록 변경했다. B직원은 접수된 처방전을 조제실로 전달한 후에 투약이 이뤄지기 직전 고객에게 사전 수납의사를 물어보게 된다.

환자가 사전수납에 동의할 경우 수납작업을 먼저 수행하도록 지침을 정했다. 만약 고객이 다른 의약품이나 제품을 구매하기 원하면 약사 상담 이후 제품결정을 한후 합산결제를 하는 것으로 했다.

고객이 사전수납에 동의하지 않을 경우 약사가 복약지도를 마치고, B직원에게 수납을 부탁하는 방식도 도입됐다.

약국장과 근무약사 업무방식을 보니 고객과의 상담 및 복약지도 업무는 잘 이뤄지고 있는 반면 상담 내역이 제대로 기록되지 않는 문제점이 노출됐다.

약국에 이미 도입이 되어 있는 Uni-TAS 시스템의 메모기능을 재교육을 통해 메모하는 습관을 갖도록 했다. 고객과 주고받았던 대부분의 내용을 컴퓨터 시스템에 메모를 함으로써, 2차 방문시 과거의 상담내역을 근무자가 한눈에 확인할 수 있도록 해 고객들의 만족도를 높여보자는 취지.

A약국의 업무 대부분은 처방조제에 할애하고 있었다. 이에 김현익 약사는 컨설팅을 통해 OTC와 건기식에 대한 약사의 관심이 필요하다며 데일리팜 팜아카데미의 '이재관의 과학적 약국상담'을 수강하게 해 약국 업무에서 바로 활용할 수 있도록 했다.

고객들은 약사의 적극적인 노력 없이는 약국에서 단순히 처방전을 제시하고 조제된 약을 투약 받고 해당 약품에 대한 간단한 설명만 듣는 입장이 된다.

하지만 약사가 적극적인 관심과 관여를 해준다면 고객들은 자신의 건강 상황을 약사에게 보다 자세하게 알려줘 적절한 대처를 같이 찾아갈 수 있도록 해준다.

김현익 약사는 "통상 약사들이 강의를 수강하게 되면 초기에는 열띤 의지를 갖고 현실에서 반영해보지만 3개월 정도 지나면 또 다시 매너리즘에 빠지는 경향이 있다"며 "이런 부분을 잘 극복하는 것이 지속적인 자기 계발의 핵심"이라고 말했다.

김 약사는 "가능한 혼자 공부하려는 것보다 스터디그룹을 꾸리거나 같은 뜻을 가진 약사들끼리 지속적인 정보교환이 좋은 방안"이라고 추천했다.

지출 부분 개선작업도 알아보자. 약국장은 약국의 기존 지출내역을 정리해봤다.

약국장이 정리한 내용을 보면 ▲세무사 기장료 ▲임대료 ▲전기 ▲전화-인터넷 ▲보안 ▲스캐너 ▲전자처방전 ▲식대 ▲회식비 ▲소모품(약봉투, 약포지, 투약병) ▲카드수수료(2.7%) ▲잡비(문구류, 쓰레기봉투) ▲인건비 ▲4대보험 ▲퇴직금 ▲종합소득세 ▲부가세 ▲세무사조정료 ▲근무약사 소득세 추정 등이었다.

컨설팅을 담당한 김현익 약사

이에 누락된 부분을 챙겨보기 위해 정은약국 최정림 약사의 도움을 받아 정은약국에서 사용하는 지출내역을 추가해 정리했다.

기존 내용에 추가된 부분을 보면 ▲티슈-화장지 ▲포장롤지 ▲스틱포지 ▲연고곽 ▲신상신고비 ▲부가세 ▲면허세 ▲택배비용 ▲떡값 ▲투약병 비용 등이 추가됐다.

약국장이 생각하는 것보다 상당히 많은 지출항목이 있으며 이 부분을 간과한다면 가랑비에 옷 젖듯 지출 조절이 안 될 가능성이 있다.

김현익 약사는 "약국에서 지출되는 비용 항목을 발생할 때마다 정리하는 습관을 들인다면 한두 달 지나보면 약국의 정확한 지출내역을 확인할 수 있다"고 말했다.

김 약사는 "부가세, 소득세 같은 부분을 단순히 세무사에게 전적으로 의지하기보다 약국장들이 조금만 더 신경을 쓴다면, 약국의 경제 상황을 자세히 파악할 수 있다"고 조언했다.