"주문·반품에 결산도 3초…약국 업무 자동화 전환 플랫폼"

• 3초ERP, 처방·소모량 기반 3초 주문 발주 표준화…누락·규격 착오 최소
• 바코드 스캔 기반 3초 반품, 거래 이력·일련번호 추적해 회수·증빙 자동화
• 반복 행정업무 줄이고 조제·복약지도 집중…약사 경영 부담 경감

최종열 유비케어 약국사업본부 3초ERP팀 팀장

[데일리팜=차지현 기자] 약국의 조제실 안쪽은 겉으로 보이는 평온한 풍경과 달리, 매일 행정·물류 업무와 씨름해야 하는 공간이다. 약사는 환자 응대와 조제를 병행하면서도 수십 개 도매업체 사이트를 오가며 주문을 나누고 입고된 의약품을 일일이 대조해 검수해야 한다. 여기에 거래 이력을 일일이 확인해 반품 대상을 가려내고 하루 매출과 지출을 정리하는 업무까지 함께 처리해야 한다. 이 과정이 대부분 수작업과 경험에 의존하다 보니, 시간이 많이 들고 실수가 발생하기 쉬운 구조다.

약국에서 주문·반품·입고·결산을 몇 초 만에 처리할 수 있다면 약국 운영은 어떻게 달라질까. 이런 고민을 해결하기 위해 등장한 플랫폼이 있다. 유비케어의 '3초 ERP'다. 반복적인 주문·물류·마감 업무를 데이터와 바코드 기반으로 자동화해, 약사가 본연의 업무에 더 집중할 수 있도록 돕겠다는 아이디어다.

3초ERP 기획을 주도한 최종열 유비케어 약국사업본부 3초ERP팀 팀장을 만나 플랫폼의 핵심 가치와 약국 현장에 가져올 변화에 대해 들어봤다.

유비케어는 국내 대표 디지털 헬스케어 플랫폼 업체다. 병·의원 전자의무기록(EMR) 솔루션 '의사랑'과 약국 관리 시스템 '유팜'을 중심으로 데이터, 장비 유통, 환자 플랫폼 등 의료 현장의 전 과정을 아우르는 통합 서비스를 제공 중이다. 유비케어는 지난 2020년 GC녹십자그룹에 편입됐다.

유비케어는 지난해 약국 운영 과정에서 반복되는 주문·반품·입고·결산 업무를 자동화한 약국 전용 운영 플랫폼 3초 ERP를 출시했다. 3초 ERP는 처방과 거래 데이터를 기반으로 의약품 주문을 자동 생성하고 바코드 스캔을 통해 반품·검수·입고 등을 하나의 흐름으로 연결한 시스템이다.

3초ERP의 출발점은 약국 현장의 현실적인 고민이었다. 최 팀장은 약국 조제실 안쪽에서 수개월간 근무하며 약사의 일과를 면밀히 관찰했다. 그 결과 환자 상담 외에도 주문·검수·반품·결산 등 반복적인 행정 업무가 약사에게 큰 부담으로 작용하고 있다는 점을 확인했다. 주문, 검수, 반품, 거래명세서 보관, 결산 등 하루에도 여러 차례 반복되는 행정 업무를 하나의 흐름으로 관리하는 시스템이 필요하다는 게 그의 판단이었다.

최 팀장은 "약국은 환자 응대와 조제가 우선이다 보니 운영업무가 뒤로 밀리기 쉬운데 주문·검수·반품은 미뤄질수록 문제가 커진다"면서 "주문이 누락되면 다음 날 처방 대응이 어려워지고 용량이나 규격이 잘못 들어오면 다시 반품과 재주문으로 시간이 더 든다"고 했다. 이어 그는 "여러 판매처를 쓰는 약국 현실에서는 주문 과정 자체가 분절돼 있는 데다 사람마다 방식이 달라 인수인계도 어렵다"며 "약국이 가장 힘들어하는, 가장 반복되는 그리고 실수 비용이 큰 지점부터 표준화하자는 게 3초 ERP의 출발점이었다"고 말했다.

3초ERP는 '3초 주문, 3초 반품, 3초 결산'이라는 이름처럼 약국에서 가장 시간이 많이 드는 업무를 빠르고 직관적으로 처리하는 데 초점을 맞춘다.

핵심은 3초 주문이다. 3초 주문은 처방과 소모량 데이터를 기반으로 필요한 의약품을 자동으로 정리해 거래처별 주문장을 3초 만에 생성한다. 약사가 여러 도매업체 사이트를 오가며 품목을 검색하고 장바구니에 담는 과정을 줄이고 한 화면에서 주문 흐름을 표준화해 주문 누락·규격 착오·중복 발주 가능성을 낮췄다는 게 그의 설명이다.

최 팀장은 "현장에서는 메모에 의존한 주문으로 누락이나 규격 착오가 반복되는 경우가 적지 않다"며 "3초 주문은 처방 흐름을 기준으로 필요한 의약품을 자동으로 선별해 약사는 최종 확인만 하면 되도록 함으로써 주문 실수를 줄이고 주문 과정을 단순화했다"고 했다.

3초 반품은 의약품 바코드를 스캔하면 거래명세서 데이터를 기반으로 반품처를 자동으로 찾아주는 방식이다. 반품 과정에서 가장 많은 시간을 잡아먹던 '어디서 샀는지 찾는 작업'을 시스템이 대신 처리하도록 했다. 최 팀장은 "반품은 약사의 비용과 직결되는 데다 특히 약가인하나 재고정리 같은 시점에는 업무 부담이 폭증한다"면서 "3초반품은 이 과정에서 발생하는 반복·누락·증빙 부담을 줄이도록 설계했다"고 했다.

3초 결산은 흩어져 있던 약국 경영 정보를 한 화면에 모아 보여준다. 처방조제 매출을 비롯해 카드 매출, 현금영수증, 지출 내역 등을 일일 단위로 정리해 약국장이 손익 흐름을 직관적으로 파악할 수 있도록 했다. 최 팀장은 "의외로 많은 약국장님들이 손익이 궁금해도 바빠서 제대로 확인하지 못한다"면서 "처방조제 매출, 일반약 매출, 각종 지출, 카드 입금, 현금영수증 등 필요한 데이터가 여러 곳에 흩어져 있기 때문"이라고 했다. 그는 "3초 결산은 유팜에서 처방조제 매출 정보를 불러오고 제휴 세무법인 혜움과 연계해 국세청 현금영수증 내역, 여신협회 카드 매출채권, 은행 잔고 등 결산에 필요한 정보를 조회해 하루 단위 보고서로 정리해준다"고 했다.

현장 반응도 빠르게 나타나고 있다. 특히 반품 기능에 대한 만족도가 높다고 최 팀장은 전했다. 최 팀장은 "약통을 하나하나 확인하며 반품처를 찾던 작업을 스캔 한 번으로 끝낼 수 있다는 점에서 약사들의 반응이 가장 즉각적이었다"고 했다. 실제로 약가 인하 시기를 전후해 짧은 기간 동안 신규 사용 약국이 빠르게 늘었고 반품 업무 부담이 크게 줄었다는 피드백이 이어졌다는 게 그의 얘기다.

최 팀장은 3초 ERP를 단순한 기능형 솔루션이 아닌, 약국 운영의 기반 플랫폼으로 키워나가겠다는 구상이다. 그는 "우리가 해결하려는 것은 개별 기능이 아니라 약국 운영의 흐름"이라며 "누가 운영하더라도 흔들리지 않는 약국, 약사가 본연의 전문 업무에 집중할 수 있는 환경을 만드는 것이 3초 ERP의 목표"라고 말했다. 장기적으로는 의약품 관리 업무를 시작으로 약국 경영 전반의 핵심 지표와 운영 흐름이 자연스럽게 연결되는 플랫폼으로 자리 잡겠다는 포부다.